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Ein Energieausweis muss immer dann erstellt werden, wenn ein Gebäude neu gebaut wird. Außerdem ist ein Ausweis notwendig, wenn ein Haus oder eine Wohnung verkauft oder neu vermietet werden soll. Der Eigentümer oder Verkäufer der Immobilie muss dem Kaufinteressenten den Energieausweis zeigen, der Käufer erhält darüber hinaus ein Exemplar davon ausgehändigt. Gleiches gilt gegenüber Mietern bei der Neuvermietung einer Wohnung bzw. eines Hauses. Der Energieausweis muss aber nur bei einem Nutzerwechsel vorgelegt werden, das heißt, wer sein Wohneigentum selbst nutzt oder nicht neu vermietet, braucht keinen Energieausweis.
Ein Energieausweis wird für das ganze Gebäude, nicht für einzelne Wohnungen ausgestellt und muss den Vorgaben der geltenden EnEV entsprechen. Gültigkeitsdauer zehn Jahre ab Ausstellungsdatum. Er muss, vom Aussteller mit Ausstellungsdatum, Name, Anschrift, Berufsbezeichnung unterschrieben sein.
Ab 1. Mai 2014, müssen neue Ausweise eine (DIBt) Registriernummer enthalten. Sie dient der Kontrolle durch die zuständigen Behörden. Verstöße im Zusammenhang mit der Ausstellung oder Verwendung eines Energie-Ausweises zählen als Ordnungswidrigkeit und können mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 15.000 Euro geahndet werden.